人事部で採用担当を任されている方の中には「仕事量が多く残業しなければ終わらない」「採用業務を効率化できないか」といった悩みを抱える方がいらっしゃるかと思います。
事実、採用担当者には業務が忙しくなりやすい時期があり、“激務”になる理由はあります。
そこで今回は採用担当者が激務と言われる4つの理由と改善策について解説いたします！
これから企業の人事部へ就職・転職しようかな？と悩んでいる方にも参考になれば幸いです。
採用担当者が激務と言われる4つの理由
まずは採用担当者が激務と言われる理由からお話ししていきます。
スケジュール調整が大変
採用担当者が激務と言われる理由1つ目は、応募者とのやり取りが多いためにスケジュール管理が大変になりやすいという事があります。
基本的には応募者の都合を優先してスケジューリングを行うため、たとえ社内調整も終わり面接日程が決まっていたとしても、応募者の都合によっては再度スケジュールを変更し、見直ししなければならない場合もあるのです。
逆に社内都合で面接の日程を組もうとすると、今度は応募者との都合が合わないため、別企業に内定が決まってしまうなど、これまでのやり取りが無駄になってしまう可能性もあります。
また繁忙期には遅い時間に対応しなければならないなど、イレギュラーな面接日程を組むことも少なくありません。
このように、採用担当者は応募者の都合を優先しつつ社内調整もしなければならないということから、激務と呼ばれてしまうのです。
採用企画の立案で時間を取られる
新卒採用・中途採用はもちろん、会社説明会や転職フェア、年内の予算、求人媒体・紹介会社の選定、プロモーション策定など、採用担当者に求められる採用企画は多岐に渡ります。
会社の状況や採用トレンドの把握、候補者の見極めなどを行い、自社が欲する優秀な人材を採用し、かつ自社で活躍してもらうためにはどのような情報を応募者に伝えるべきかなど、採用企画の立案には時間がかかるもの。
無駄のない採用活動を行うためには企画準備から気が抜けず、ハードワーク(激務)となっている採用担当者も多くいます。
採用担当者の人材不足
採用担当者が複数人いる大手企業であれば『新卒採用担当者』や『中途採用担当者』など、それぞれの役割分担が明確にされている事が多く、採用担当者一人あたりの裁量が軽減されやすい傾向にあります。
しかし、ベンチャー企業や中小企業のような社員数が少ない企業は、採用担当者の人数も1～3名程だったりします。
さらには1名体制で行う企業もあり、人事や管理など他業務を兼務する方も少なくありません。
このように1名～の少人数しか採用担当者がいない企業での仕事は激務になりやすく、スケジュールが合わないなどのイレギュラーが重なると悲鳴をあげてしまうでしょう。
内定者のフォローが大変
売り手市場が続き、採用担当者の悩みの種となる「内定辞退」。
内定辞退を防ぐための内定者フォローも、これまで以上に重要な課題となっています。
具体的には個別面談や交流会、スキル講座などを実施して内定者が抱える不安要素を取り除き、コミュニケーションを取り合えるよう働きかけたりしますが、普段の業務にプラスして行うため採用担当者の激務に煽りをかけてしまうのです。
新卒採用・中途採用の時期が重なると激務になりやすい
採用担当者は、応募者からの問い合わせがある限り業務を滞りなく行わなければなりませんが、新卒採用や中途採用が重なる繁忙期には業務が集中してしまい、激務になりやすいのです。
新卒採用の時期
新卒の会社説明会は毎年3月頃から開催され、6月からは採用選考活動が始まります。
新卒採用の時期が到来すれば、会場の手配や資料の準備、説明会参加者の募集など前々から周到な準備が必要になり、その仕事量は増加。
具体的なスケジュールとしては年始から説明会の準備に取り掛かり、3月の説明会にかけて多忙になります。
そして選考が終わってからも、採用担当者の仕事は尽きません。
新入社員を迎える準備、配属先部署にいる社員の配置調整やフォロー、教育・研修体制の整備など、長期にわたって忙しく激務に感じやすいでしょう。
中途採用の時期
中途採用は新卒採用と同時期に募集・選考・教育、研修を行うことで「採用コストの削減」「退職者の穴埋め」「事務作業の効率化」などに繋がります。
そのため、多くの企業は新卒採用と並行して中途採用を行うことから業務が集中し、激務になる傾向にあるのです。
一般的には3月～4月頃と9月～10月頃が中途採用が活発になるシーズンとなります。
しかし、これらの時期に関係なく採用活動が生じることは珍しくないので、採用担当者は突然の繁忙期を迎えることもあるでしょう。
採用担当者の激務を改善する3つの方法
ここまで、採用担当者が激務になる理由と繁忙期シーズンについて説明してきました。
どうしたら激務を改善できるのか、3つの改善策についてみていきましょう！
社内環境・業務内容の改善
採用担当者が激務になる理由の一つに「人材不足」ということがありましたが、社内環境の改善が直接的に激務軽減に繋がります。
ベンチャー企業や中小企業などの採用担当者は基本的に業務量が多いため、採用以外の業務を兼任してしまうとタスク管理や優先順位を付けることが難しくなり、採用業務に集中しづらくなってしまう恐れがあります。
そのため他の社員リソースを把握し、対応してもらえそうな業務は任せるということが大切なのです。
特に採用担当者が激務になりやすい新卒採用の時期（1月～5月）、中途採用の時期は社内で相談し、事前に割り振りを決め、他の社員の手を借りることが得策といえるでしょう。
もちろん採用担当者の人員が増えれば解決することですが、なかなか難しい場合もありますので。
まずは社内全社でのスケジュール共有や社員同士コミュニケーションを取りやすいチャットワークなどのツールを使うなど、社内環境の改善を意識しましょう。
採用システムを導入する
採用担当者の激務を改善するため、採用システムを導入する方法もあります。
採用システムとは、求人情報や応募者の管理・やり取り、選考、結果などをWeb上で一括管理できるシステムで、各社さまざまな種類の採用システムが存在しています。
たとえば弊社が運営する「評判DB求人（無料）」は、【応募→書類選考→日程調整→面接→内定→入社】までの面倒なやり取りをチャット機能を通してスムーズに行うことができます。
チャット機能はもちろん、求人掲載から応募者管理まですべてWeb上で一貫して利用いただけるサービスなので、採用担当者の激務改善にはかなり有効的といえます！
是非ご利用ください＊
人材紹介会社も活用する
激務で大変なときは人材紹介会社も活用しましょう。
人材紹介会社の一番の良いところといえば、面倒な手間無く自社が求める人材を紹介してくれるところです。
応募から採用までにかかる応募者との細かいやり取りも、人材紹介会社を通せばスムーズに行うことができるため採用担当者の業務量を軽減してくれます。
もちろん紹介費はかかりますが、成果報酬型を採用している人材紹介会社が多いため、導入コストがかからないのも魅力です。
新卒採用のタイミングとかぶりやすい年度末や、中途採用で求める人材がなかなか来ない時など、人材紹介会社を活用することで採用担当の激務を確実に軽減させることができるはずです。
採用担当の激務も工夫次第で改善できる！
今回は採用担当者が激務と言われる4つの理由と改善策について解説してきました。
採用担当者の業務は応募者とのやり取りや社内調整、入社後の研修・フォローまで多岐に渡ります。
さらに、小規模企業であれば人事や経理、広報など他の業務と兼任して務めている方も少なくありません。
採用担当という仕事は責任感の強い方が集まる部署でもあるため弱音を吐きにくい場面も多いかと思いますが、まずは採用システムの見直しや社内環境改善など、小さなところからはじめてみてくださいね。